Как известно, прибывающим в Россию иностранцам, гражданам государств с визовым режимом въезда в нашу страну, необходимо встать на миграционный учет. Ранее штамп регистрации ставился в миграционную карту. Настоящий порядок обязывает гостиницы сообщать о прибытии иностранца в течение 24 часов. Процедура предписывает работникам отеля заполнить специальный бланк и в течение суток передать его с копией паспорта и миграционной карты в ФМС либо отправить уведомление по почте.
Территориальный орган ФМС проставляет в уведомлении отметки о приеме и возвращает отрывную часть купона гостинице. Гостиница также обязана сообщить об отъезде иностранного гражданина для передачи информации в центральный банк данных. Сотрудники отеля до 12 часов следующего дня должны представить отрывной талон в миграционную службу для снятия иностранца с регистрационного учета.
В случае утери гостем талона ответственность несет отель и его руководство, поэтому, кстати, многие гостиницы предпочитают оставляют оригиналы себе. Такая сложная процедура зачастую приводит к тому, что по разным причинам сведения в ФМС отправляются несвоевременно. Не все гостиницы успевают сообщить в органы миграционного учета о своих постояльцах, если те, например, останавливаются в отеле на короткий срок. Если гостиница недобросовестно выполняет свои обязанности, она, нарушая закон, делает нарушителем и иностранного гражданина.
Недавно Госдума внесла изменения в законопроект  «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в РФ». Документ, разработанный ФМС и «Ростуризмом», разрешает гостиницам самостоятельно проставлять отметки о постановке на учет. «Поправки позволят ускорить процедуру регистрации иностранцев и сделают пребывание в Москве более комфортным», - отмечают авторы законопроекта. Современная автоматизированная система призвана значительно улучшить и облегчить весь процесс регистрации иностранцев гостиницами.
Для этой цели ООО «Межрегиональный Коммуникационный Центр», занимающийся разработкой программного обеспечения, выпустил совместное с ФМС решение «Миграционный учет» - программу для гостиниц, осуществляющую регистрацию и передачу сведений в территориальные подразделения ФМС. Для передачи данных используется канал доступа в интернет либо прямое модемное соединение. Разработчики отмечают, что система рассчитана на неопытного пользователя, она максимально понятна персоналу любой гостиницы.
Электронный способ передачи информации выгоден и сотрудникам ФМС, для которых облегчается ведение учета данных о прибывших иностранцах. Для них внедрение электронного документооборота продиктовано необходимостью совершенствования администрирования функций государственных органов в рамках госпрограммы «Электронная Россия», предусматривающей постепенный переход государственных ведомств на безбумажные технологии.
Представленная на отечественном рынке программа «Миграционный учет» имеет несколько аналогов. Уже создан целый ряд решений для отелей, включающих модули с аналогичным функционалом. Но весьма вероятно, что максимальная совместимость программ в ФМС с отелем будет достигнута только с установкой версии «Миграционного учета».  
Пять столичных отелей уже опробовали новую систему. Это «Метрополь», «Будапешт», Mamaison Pokrovka Suite Hotel, «Элегант» и отель «Советский». В течение нескольких месяцев они самостоятельно выдают своим иностранным гостям свидетельство о постановке на миграционный учет. Для этого в ФМС гостиницы получили штамп, который ставится на корешок уведомления, установлено соответствующее ПО на компьютерах. Информация, полученная от отеля, полностью защищена. С момента, когда сотрудник  гостиницы заносит данные в базу, до получения подтверждения от ФМС проходит несколько минут.
Один из участников эксперимента, гостиница  Mamaison Pokrovka Suite Hotel поделилась своим опытом перехода на электронную систему регистрации. «Система электронной регистрации иностранных граждан осуществляется по каналу радиосвязи в зашифрованном формате, что исключает хищение данных или их несанкционированное распространение. Эта схема очень удобна, поскольку не приходится ежедневно отвозить анкеты гостей в ФМС, она значительно уменьшает количество ошибок и сокращает время, затрачиваемое на регистрацию, - рассказывает представитель отеля Елена Соловьева. - Стоит отметить и другие положительные моменты - архив анкет и отрывных бланков находится непосредственно в отеле, при необходимости можно воспользоваться этими данными, не делая запросов в ФМС. Данные хранятся не только в бумажном, но и в электронном виде, ускоряется регистрация иностранных граждан на месте в день приезда. Поначалу были проблемы со связью, возникала необходимость, помимо электронной передачи данных, еще и везти анкеты в ФМС.  Получалось, что мы делаем двойную работу. Но сейчас все работает исправно. Переход на новую систему вполне оправдал себя хорошим качеством предоставляемых услуг, доступным и удобным форматом программы выгрузки, а также отсутствием затрат на обучение персонала, которых практически нет - ни временных, ни финансовых. Окончательный переход со времени введения эксперимента и установки программы до начала четкой работы системы занял около двух месяцев».
Готовы ли другие отели столицы принять усовершенствованную процедуру регистрации? Служба приема гостиницы «Националь» отвечает на этот вопрос утвердительно: «Мы используем в настоящее время систему «Сфера» - это база, в которую вносятся паспортные данные гостей, но она не совмещена напрямую с базой ФМС, поэтому приходится каждый день ездить и ставить штампы на гостевые листы. В скором времени мы получим доступ к базе и сможем передавать данные в электронном формате, а ФМС предоставит печать, которой мы будем отмечать гостевые листы - это значительно сэкономит время и тем самым позволит предоставлять гостям более качественный сервис».
Полную готовность к переменам демонстрирует отель «Золотое кольцо». «В данный момент мы находимся на стадии обкатки системы электронной регистрации. Установлено все необходимое оборудование и существует канал для передачи информации, но мы пока к нему не подключены, - рассказывает Павел Малыгин, начальник службы АСУ. - Система настроена таким образом, чтобы получать информацию из гостиничной программы Fidelio. Временно данные отвозятся в УФМС на флэш-носителях. Электронная система существенно упрощает процедуру регистрации и сокращает временные затраты, связанные с передачей данных как для сотрудников отеля, так и для УФМС. Кроме того, она позволяет наилучшим образом организовать хранение информации, что, безусловно, является ее дополнительным плюсом. Стоимость системы мы считаем достаточно высокой, что и явилось препятствием для ее установки во многих гостиницах. Но «Золотое кольцо» как 5-звездный отель может позволить себе подобные затраты. Весь наш персонал уже обучен работе с системой. В среднем на обучение одного сотрудника понадобился один день».
Поддерживают идею, но достаточно критичны в отношении программного обеспечения системы в сети отелях Maxima Hotels. «На наш взгляд, идея электронной регистрации действительно стоящая, в случае ее адекватной реализации использование такой программы, несомненно, упростит работу администратора на стойке и создаст дополнительные удобства для гостей, - рассуждает Анна Андрюшина, руководитель службы приема и размещения Maxima Hotels. - Использование компьютеризированного варианта регистрации призвано экономить время работника службы приема и размещения, помогать избегать ошибок. Очевидным плюсом для гостей является возможность оперативно получить регистрацию, независимо от того, в будний день заезжает турист или в выходной. Все отели Maxima Hotels в ближайшем будущем перейдут на электронную систему регистрации иностранных граждан. В настоящее время нами куплены три копии программы для установки в каждом из отелей сети. Процедура установки, тестирования и обучения персонала займет около 30 дней. Но, кроме явных достоинств, новый вариант в существующем исполнении имеет ряд недоработок. В качестве примера можно обозначить то, что система не достаточно автоматизирована и значительную часть действий все еще приходится выполнять вручную. В связи с этим довольно высокая стоимость программного продукта не представляется адекватной. Более того, ценовая политика производителей недостаточно гибкая, в частности, не учитывается количество номеров в том или ином отеле. В целом электронную систему регистрации иностранных граждан можно назвать прогрессивным нововведением, призванным упростить устаревшую процедуру, которой нет аналогов в других странах. В идее внедрения такой системы гораздо  больше преимуществ, чем недостатков. Но предложенная на данный момент версия программы требует некоторых доработок, что, скорее всего, станет очевидным для разработчиков уже после практического внедрения».
В целом вопрос о переходе на новую систему находит положительный отклик в столичных отелях. На сегодняшний момент более 60 гостиниц установили необходимое оборудование. Но их сотрудники могут по-прежнему ездить с бумагами гостей в отделения ФМС. Основание для отказа в нововведении имеется, ведь, как говорилось выше, установка соответствующего оборудования обойдется недешево. Очевидно, что затраты на него в небольших и экономичных  отелях лягут на плечи гостей. Именно так произошло в Санкт-Петербурге, где электронная система учета была введена еще в начале года.