В рабочий полдень

Агентская сеть туроператоров прирастает за счет региональных турфирм. Знакомство с будущими партнерами часто происходит на выставке, во время workshop. Об опыте проведения рабочих встреч рассказывают генеральный директор компании «Александра Тур» Светлана Маланичева, заместитель руководителя отдела маркетинга KMP-group Лидия Васильева и PR-менеджер компании China Tour & Business Travel Наталия Сапрыкина.

1 вопрос
Выставка, workshop, презентация – какой способ общения с агентствами, на ваш взгляд, наиболее эффективен?

Светлана Маланичева:
По моему мнению, наиболее эффективна презентация, поскольку на ней присутствуют заинтересованные агентства. В рамках презентации можно более подробно рассказать о турпродукте, ответить на вопросы приглашенных, ближе узнать друг друга, обменяться объективными мнениями. Выставка - «брендовое» мероприятие, на котором можно заявить о себе, обратить на себя внимание, а на workshop всегда царит более деловая атмосфера.

Лидия Васильева:
Для общения с агентствами лучше использовать все перечисленные способы, поскольку каждый из них решает определенные задачи. Выставка – это имидж, общение с иностранными и российскими партнерами, возможность показать свою готовность к началу сезона, представить новое направление или продукт и др.
Workshop – рабочая встреча, на которой в спокойной обстановке можно пообщаться с агентствами, рассказать о компании и программах, обсудить детали сотрудничества.
Презентация является очень эффективным способом работы с менеджерами агентств - это подробная обучающая информация о новых программах, общение в неформальной обстановке, награждение лучших партнеров по итогам сезона и т. п.

Наталия Сапрыкина:
Выставки, workshop и презентации – неотъемлемые и очень важные часть нашей работы. Лучшие результаты, отзывы и контакты с агентствами мы получаем после проведения workshop, поскольку именно они дают возможность встретиться, обсудить важные вопросы, обменяться контактами.

2 вопрос
Какие основные задачи можно решить, участвуя в workshop?

Светлана Маланичева:
Основные задачи - найти новых партнеров по бизнесу и укрепить свои позиции в регионах. Кроме того, участие в рабочих встречах, несомненно, повышает лояльность к бренду.

Лидия Васильева:
На региональных workshop участникам приходится решать много задач – раздать каталоги, представить новый продукт. Одним из основных моментов является личное общение с представителями агентств, умение заинтересовать и грамотно рассказать о компании и преимуществах работы именно с ней, представить ведущие направления и т. д. Все это надо сделать буквально за несколько минут, поэтому на такие встречи должны ездить квалифицированные специалисты. Но если это удастся, результат не заставит себя ждать.

Наталия Сапрыкина:
Стоит потратить два-три часа на посещение workshop, где можно напрямую пообщаться с опытными менеджерами, которые ответят на все вопросы по программам, наземному обслуживанию, визовой поддержке. Хороший результат дает раздача каталогов и рабочих материалов, хотя это происходит «на высоких скоростях». Если есть возможность провести мастер-класс в рамках workshop, мы с удовольствием это делаем, поскольку на таких мероприятиях присутствуют агентства, действительно заинтересованные в наших программах и услугах.

3 вопрос
Workshop обычно длятся всего три-пять часов, как использовать это время с максимальной эффективностью?

Светлана Маланичева:
Универсального рецепта, как избежать ошибок на рабочей встрече, не существует. И отработать workshop на 100% достаточно трудно. Но заинтересовать агентства в своем продукте даже за столь короткое время вполне возможно.

Лидия Васильева:
Не стоит сводить работу на workshop к банальной раздаче каталогов, поскольку дешевле будет отправить их по почте. Необходимо представить максимум информации о компании, лучше всего в рамках workshop проводить мастер-класс по одному из своих ведущих направлений.

Наталия Сапрыкина:
При небольшой продолжительности мероприятия и высокой скорости потока посетителей максимальной отдачи можно добиться только при следующих условиях: количество представителей от фирм-участников должно быть не менее двух, а лучше – трех человек (двое – для комплектования и раздачи рабочих материалов, третий имеет возможность отвечать на вопросы); наличие достаточного количества раздаточного материала.

4 вопрос
Можно ли в России применять западную систему организации workshop – предварительную регистрацию встреч и строгий лимит времени (15–20 минут), отводимого на каждую встречу?

Светлана Маланичева:
А у нет? Это дисциплинирует, повышает интерес к мероприятию. На мой взгляд, такая система – оптимальный подход к организации рабочих встреч.

Лидия Васильева:
Сама система очень интересная и полезная, но в наших условиях это пока нереально. В регионах на встречу приходят более сотни агентств, которые съезжаются из близлежащих городов. Всем хочется пообщаться  с большим количеством компаний, ведь не все могут приехать на выставку в Москву. Поэтому трех-пяти часов явно не хватает - к каждому оператору смогут записаться около 15 человек, а это вряд ли его устроит, ведь затраты на участие в workshop достаточно высоки, особенно если надо посетить много городов.

Наталия Сапрыкина:
Учитывая размеры нашей страны, количество жителей, автомобильные пробки в мегаполисах и врожденную непунктуальность россиян, вряд ли стоит применять западные системы организации мероприятий (в данном случае workshop) без адаптации к нашему образу жизни и ведения бизнеса. Системы предварительной регистрации встреч у нас не работают, такой подход утопичен.

5 вопрос
Нужны ли рынку узкопрофильные workshop, посвященные, например, отдельным видам туризма или направлениям?

Светлана Маланичева:
Нет, workshop общей тематики более полезны для агентств. Каждый участник сможет выбрать для себя что-то нужное. Да и фирмы-участники больше узнают друг о друге, появляются новые темы для обсуждения.

Лидия Васильева:
Мне кажется, узкопрофильные workshop будут востребованы, хотя и не в такой мере, как общие. Ведь горнолыжный, образовательный и лечебный туризм набирают обороты, а региональные агентства хотят больше узнать и научиться. Кстати, на таких встречах была бы уместна западная система с предварительной регистрацией встреч.

Наталия Сапрыкина:
Поскольку наша компания является узкопрофильным туроператором, мы считаем, что специализированные workshop нужны. Такие встречи также будут полезны, когда на рынок выводят новые программы, новые направления. Кроме того, на специализированных workshop общение более открытое, даже домашнее. На больших международных выставках такое невозможно.

МНЕНИЕ ОРГАНИЗАТОРА

Людмила Сивова, координатор отдела workshop ИД «Турбизнес»:
Рабочая встреча – прекрасная возможность напрямую пообщаться с региональными фирмами, найти партнеров по бизнесу, представить программы на будущий сезон, завязать деловые знакомства и полезные контакты. На встречу с участниками workshop приглашаются туристические агентства, корпоративные клиенты, руководители местных администраций. Я считаю, региональные рабочие встречи – один из наиболее оптимальных способов расширения агентской сети, представления сезонных программ и каталогов, проведения информационно-рекламных акций.
Преимущества workshop «Турбизнес», которые проводятся в течение восьми лет – высокая концентрация встреч, экономичность, большая аудитория посетителей-специалистов и расширенная рекламная кампания. Во время поездки участников сопровождают два представителя «Турбизнеса», которые берут на себя решение всех вопросов, связанных с организацией workshop. Также мы предлагаем заблаговременную доставку раздаточных материалов в города проведения workshop, прямо до рабочего места.
Мы имеем большой опыт организации подобных деловых мероприятий - участниками workshop «Турбизнес» уже стали более трехсот туристических организаций. В рекламной кампании рабочих встреч используются все возможности нашего издательского дома – изготовление каталогов с информацией о каждом участнике, рассылка приглашений, информационная поддержка участников на страницах журнала. В организацию самого мероприятия входят обеспечение зала, техническое оснащение, проведение параллельных мероприятий – пресс-конференции, презентации, лотереи, кофе-брейк и др. Наши участники отмечают дружескую атмосферу workshop «Турбизнес», которая повышает эффктивность работы.
В качестве дополнительных услуг мы обеспечиваем участников авиабилетами по специальным групповым тарифам и предоставляем пакеты проживания, трансферы и экскурсии. Кроме того, по заявке заказчика мы можем подготовить проведение выездных рабочих встреч в связках городов на примере уже состоявшихся мероприятий.